Das kostenlose CRM, das keines ist
HubSpot macht es richtig: Sie bieten ein CRM an, das nichts kostet. Kein Vertriebsgespräch, keine Kreditkarte, kein Commitment. Einfach anmelden und loslegen. Für ein KMU mit fünf Leuten im Vertrieb klingt das wie ein Geschenk.
Und genau so ist es gedacht: als Einstiegsdroge.
Seit September 2024 hat HubSpot die Limits des Free-Tiers deutlich verschärft. Vorher konnten Nutzer bis zu einer Million Kontakte speichern. Heute sind es 1.000. Die Anzahl der Nutzer? Zwei. Automatisierungen? Keine. Und auf jeder E-Mail, jedem Formular, jeder Landing Page prangt das HubSpot-Logo.
Das ist kein Bug. Das ist die Strategie.
Die Rechnung, die später kommt
Die meisten Teams stoßen innerhalb weniger Wochen an die Grenzen des Free-Tiers. 1.000 Kontakte sind schnell erreicht, besonders wenn Marketing und Vertrieb gleichzeitig arbeiten. Dann steht die erste Entscheidung an: Starter-Plan ab 15 Dollar pro Nutzer und Monat.
Klingt harmlos. Aber die Preiskurve ist steil. Wer Workflows braucht, A/B-Testing will oder mehr als fünf aktive Listen benötigt, landet schnell beim Professional-Plan. Und der kostet ein Vielfaches. Was als kostenloses Tool begann, wird innerhalb von sechs bis zwölf Monaten zu einer signifikanten Position im Budget.
Der eigentliche Lock-in passiert dabei leise: Eure Daten sind in HubSpot, eure Prozesse sind auf HubSpot eingestellt, euer Team hat sich eingearbeitet. Ein Wechsel fühlt sich dann nicht mehr wie eine Option an.
Was HubSpot gut macht. Ehrlich betrachtet.
Fairness gehört dazu: HubSpot ist kein schlechtes Produkt. Für bestimmte Szenarien ist es sogar die bessere Wahl als Salesforce.
Time-to-Value: Ein kleines Team kann in Stunden produktiv sein, nicht in Wochen. Die UX ist intuitiv, die Lernkurve flach. Wer Standardprozesse abbilden will, also Deals tracken, E-Mails versenden, einfache Pipelines bauen, ist schnell am Ziel.
Marketing-Integration: Kein anderes CRM verbindet Marketing und Sales so nahtlos im Einstiegsbereich. E-Mail-Kampagnen, Landing Pages, Lead Scoring: das funktioniert bei HubSpot out of the box, während Salesforce dafür Pardot oder die Marketing Cloud braucht.
Preis bei Standardanforderungen: Über drei Jahre gerechnet kostet HubSpot bei vergleichbarem Funktionsumfang zwei- bis dreimal weniger als Salesforce. Dieser Vorteil gilt allerdings nur, solange die Anforderungen standard bleiben.
Wo es kippt
HubSpot stößt dort an Grenzen, wo Geschäftsprozesse komplex werden. Und bei den meisten KMU passiert das früher als erwartet.
Datenmodell: HubSpot denkt in Deals und Kontakten. Sobald ihr mehrere Geschäftseinheiten, komplexe Beziehungen zwischen Firmen und Kontakten oder branchenspezifische Objekte braucht, wird es eng. Salesforce bietet hier ein radikal flexibleres Objektmodell.
Governance und Permissions: Wer muss was sehen? Wer darf was ändern? Bei drei Leuten ist das egal. Bei 30 nicht. HubSpot kommt hier an Grenzen, die Salesforce bauartbedingt nicht hat.
Integrationslandschaft: Salesforce hat über 5.200 Integrationen auf dem AppExchange, HubSpot rund 1.800. Wer ERP-Anbindung, CPQ oder branchenspezifische Tools braucht, findet bei Salesforce fast immer eine Lösung.
Salesforce kontert mit eigener Free-Version
Seit November 2025 bietet auch Salesforce eine kostenlose CRM-Version für zwei Nutzer an. Das ist neu. Und eine direkte Reaktion auf HubSpots Strategie. Salesforce hat verstanden, dass der Kampf um KMU nicht beim Enterprise-Vertrieb gewonnen wird, sondern beim Einstieg.
Der Unterschied: Wer mit dem kostenlosen Salesforce startet und wächst, muss sein Datenmodell nicht umbauen. Die Plattform skaliert mit, vom Free-Tier über Starter bis Enterprise. Bei HubSpot hingegen kann der Sprung von Professional zu Enterprise ein Migrationsprojekt bedeuten.
Die richtige Frage ist nicht „was kostet es heute?“
Die richtige Frage lautet: Was kostet es in 18 Monaten, wenn ihr gewachsen seid, wenn die Prozesse komplexer geworden sind, wenn ihr das fünfte Tool anbinden wollt?
Für ein KMU mit drei Leuten, das Deals und Kontakte tracken will, ist HubSpots Free-Tier ein legitimer Start. Aber es ist kein Geschenk. Es ist eine Investition in ein Ökosystem, das darauf gebaut ist, dass ihr upgradet.
Bevor ihr euch entscheidet, stellt euch drei Fragen:
- Wie viele Kontakte werden wir in 12 Monaten haben? Wenn die Antwort „deutlich über 1.000“ ist, plant die Kosten für den Starter-Plan ein.
- Brauchen wir Automatisierungen? Wenn ja, kalkuliert mindestens den Professional-Plan. Denn ohne Workflows bleibt ein CRM eine bessere Excel-Tabelle.
- Wo stehen wir in zwei Jahren? Wenn die Antwort „mehr Teams, mehr Prozesse, mehr Integration“ ist, rechnet beide Szenarien durch. HubSpot und Salesforce. Die Überraschung liegt selten beim Startpreis.
„Kostenlos“ ist ein Einstieg. Kein Endpunkt.