HubSpot macht es richtig: Du bietest ein CRM an, das nichts kostet. Kein Vertriebsgespräch, keine Kreditkarte, kein Commitment. Einfach anmelden und loslegen. Für ein KMU mit fünf Leuten im Vertrieb klingt das wie ein Geschenk.
Und genau so ist es gedacht: als Einstiegsdroge.
Seit September 2024 hat HubSpot die Limits des Free-Tiers deutlich verschärft. Vorher konnten Nutzer bis zu einer Million Kontakte speichern. Heute sind es 1.000. Die Anzahl der Nutzer? Zwei. Automatisierungen? Keine. Und auf jeder E-Mail, jedem Formular, jeder Landing Page prangt das HubSpot-Logo.
Das ist kein Bug. Das ist die Strategie.
Die Rechnung, die später kommt
Die meisten Teams stoßen innerhalb weniger Wochen an die Grenzen des Free-Tiers. 1.000 Kontakte sind schnell erreicht, besonders wenn Marketing und Vertrieb gleichzeitig arbeiten. Dann steht die erste Entscheidung an: Starter-Plan ab 15 Dollar pro Nutzer und Monat.
Klingt harmlos. Aber die Preiskurve ist steil. Wer Workflows braucht, A/B-Testing will oder mehr als fünf aktive Listen benötigt, landet schnell beim Professional-Plan. Und der kostet ein Vielfaches. Was als kostenloses Tool begann, wird innerhalb von sechs bis zwölf Monaten zu einer signifikanten Position im Budget.
Der eigentliche Lock-in passiert dabei leise: Eure Daten sind in HubSpot, eure Prozesse sind auf HubSpot eingestellt, euer Team hat sich eingearbeitet. Ein Wechsel fühlt sich dann nicht mehr wie eine Option an, sondern wie ein Migrationsprojekt. Und genau das ist es auch.
Was HubSpot gut macht
Fairness gehört dazu: HubSpot ist kein schlechtes Produkt. Für bestimmte Szenarien ist es sogar die bessere Wahl als Salesforce.
Time-to-Value. Ein kleines Team kann in Stunden produktiv sein, nicht in Wochen. Die UX ist intuitiv, die Lernkurve flach. Wer Standardprozesse abbilden will, also Deals tracken, E-Mails versenden, einfache Pipelines bauen, ist schnell am Ziel.
Marketing-Integration. Kein anderes CRM verbindet Marketing und Sales so direkt im Einstiegsbereich. E-Mail-Kampagnen, Landing Pages, Lead Scoring: das funktioniert bei HubSpot out of the box, während Salesforce dafür Pardot oder die Marketing Cloud braucht.
Preis bei Standardanforderungen. Über drei Jahre gerechnet kostet HubSpot bei vergleichbarem Funktionsumfang zwei- bis dreimal weniger als Salesforce. Dieser Vorteil gilt allerdings nur, solange die Anforderungen standard bleiben.
Wo es kippt
HubSpot stößt dort an Grenzen, wo Geschäftsprozesse komplex werden. Und bei den meisten KMU passiert das früher als erwartet.
Datenmodell. HubSpot denkt in Deals und Kontakten. Sobald ihr mehrere Geschäftseinheiten, komplexe Beziehungen zwischen Firmen und Kontakten oder branchenspezifische Objekte braucht, wird es eng. Salesforce bietet hier ein radikal flexibleres Objektmodell. Custom Objects in HubSpot existieren zwar, aber nur in den teuersten Plänen, und sie haben deutliche Einschränkungen bei Beziehungen und Berechtigungen.
Governance und Permissions. Wer muss was sehen? Wer darf was ändern? Bei drei Leuten ist das egal. Bei 30 nicht. HubSpots Berechtigungsmodell ist flach: Es gibt Rollen, aber die Granularität reicht nicht für komplexe Organisationen. Salesforce hat hier bauartbedingt Vorteile, die sich mit wachsender Teamgröße auszahlen.
Integrationslandschaft. Wer ERP-Anbindung, CPQ oder branchenspezifische Tools braucht, findet bei Salesforce fast immer eine Lösung im AppExchange-Ökosystem. HubSpots Marketplace wächst, aber bei spezialisierten Integrationen gibt es nach wie vor Lücken.
Reporting. HubSpots Reports sind für Marketing-Metriken stark, aber für komplexes Vertriebs-Reporting begrenzt. Wer Custom Report Types, Cross-Object Reports oder Joined Reports braucht, muss bei HubSpot auf externe BI-Tools ausweichen. Bei Salesforce ist das in der Plattform enthalten.
Die Wechselkosten, die niemand einplant
Das größte Risiko bei HubSpots Free-Tier ist nicht der Preis. Es sind die Wechselkosten, die entstehen, wenn das Tool nicht mehr passt.
Ein CRM-Wechsel nach zwei Jahren bedeutet: Alle Kontakte, Deals, Notizen und Aktivitäten migrieren. Alle Workflows neu bauen. Alle Integrationen neu aufsetzen. Das gesamte Team umschulen. Je nach Datenvolumen und Komplexität ist das ein Projekt von vier bis acht Wochen, mit realen Produktivitätsverlusten während der Umstellung.
Wer von Anfang an weiß, dass die Anforderungen in 18 Monaten über HubSpots Starter-Plan hinausgehen werden, spart sich diese Wechselkosten, indem er gleich auf einer Plattform startet, die mitskaliert. Das kann Salesforce sein, es kann auch Odoo oder ein anderes flexibles CRM sein. Entscheidend ist, dass die Plattformwahl auf den Anforderungen in 18 Monaten basiert, nicht auf den Anforderungen von heute.
Die richtige Frage ist nicht "was kostet es heute?"
Die richtige Frage lautet: Was kostet es in 18 Monaten, wenn ihr gewachsen seid, wenn die Prozesse komplexer geworden sind, wenn ihr das fünfte Tool anbinden wollt?
Für ein KMU mit drei Leuten, das Deals und Kontakte tracken will, ist HubSpots Free-Tier ein legitimer Start. Aber es ist kein Geschenk. Es ist eine Investition in ein Ökosystem, das darauf gebaut ist, dass ihr upgradet.
Bevor ihr euch entscheidet, prüft drei Dinge: Wie viele Kontakte werdet ihr in 12 Monaten haben? Braucht ihr Automatisierungen? Und wo steht ihr in zwei Jahren? Wenn die Antworten "deutlich über 1.000 Kontakte", "ja" und "mehr Teams, mehr Prozesse, mehr Integration" lauten, dann rechnet beide Szenarien durch. HubSpot und die Alternativen. Die Überraschung liegt selten beim Startpreis.
"Kostenlos" ist ein Einstieg. Kein Endpunkt. Und wer die undefined nicht von Anfang an durchrechnet, zahlt am Ende mehr als nötig.